User Manual

User Manual : Site Inspection | Construction Head

User Manual : Site Inspection | Construction Head

Tender System v.1.8
Released Date : 5 July 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

  • Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
    1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
    2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

  • Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

  • Lalu pilih menu “Site Inspection (NEW)”

Setelah Construction Head membuka “Site Inspection (NEW)”, Construction Head dapat memilih SPK dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Plih Menu “Dashboard”

2. Pilih diantara Tab “Pending Inspection” 

3. Kemudian List SPK dengan status sesuai dengan tab tersebut akan muncul seperti gambar berikut

4. Klik “Set Inspection” pada salah satu SPK dalam list

Sebelum Construction Head memulai inspeksi, Construction Head harus memeriksa dan memastikan  bahwa semua informasi SPK sesuai dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Periksa kembali informasi seperti SPK Number, Tender, dan Deadline

2. Periksa kembali Tender Information seperti General Information, Location, dan Attachments pada tab “Tender Info”

3. Setelah itu, Construction Head dapat lanjut memeriksa informasi pada tab BQ, Permit & Checklist

3.1 Klik “Detail BQ” pada salah satu BQ dalam list untuk membuka detail BQ

3.2 Detail BQ Information akan terbuka seperti gambar berikut

 

*Note : Apabila informasi SPK tidak sesuai, maka Construction Head dapat meminta QS untuk membatalkan SPK, kemudian melakukan revisi dan mengajukan kembali SPK yang baru

 

 

Setelah Construction Head memastikan Informasi SPK sudah sesuai, Construction Head dapat meminta kontraktor mengisi Work Schedule dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Buka tab “Work Schedule”

2. Klik “Work Schedule Submission”

3. Setelah form Work Schedule Submission terbuka, Construction Head dapat klik “Create New Token”

4. Di dalam Generate New Work Schedule Submission Token, Construction Head dapat klik “Generate Submission Token” dan kemudian dikirimkan kepada kontraktor untuk mengisi work schedule

5. Apabila Construction Head ingin melihat token submission yang masih aktif, Construction Head dapat melihat disini

Berikut adalah langkah-langkah mengisi Work Schedule untuk para kontraktor:

1. Kopi dan tempel link url pada mesin pencari Anda

2. Setelah itu, Work Schedule Submission Form akan muncul dan disini Anda dapat memeriksa nama Vendor, SPK Number, Lokasi, Attachment, dan Submission Log

3. Untuk melakukan submission Works Schedule, Anda harus mendownload “Work Schedule Excel Form” terlebih dahulu seperti gambar berikut

4. Setelah Anda buka Work Schedule Excel Form, Anda cukup mengisi “Date Start” dan “Date End” dengan format dd/mm/yyyy.

*Note : Untuk pengisian tanggal sudah ada autoformating apabila formatnya salah

5. Setelah selesai mengisi Work Schedule Excel Form, Anda Cukup menyimpannya dan menguploadnya di lokasi berikut

6. Apabila Anda ingin menghapus file yang sudah diupload, Anda dapat klik “Remove” seperti gambar berikut

7. Apabila Anda sudah yakin, Anda dapat klik “Submit Work Sschedule” seperti gambar berikut

*Note : Untuk keterangan lebih lanjut, Anda dapat membaca instruksi submission disini

Langkah selanjutnya adalah Construction Head menentukan site inspector dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik tab “Inspector”

2. Setelah itu Inspector List akan muncul seperti gambar berikut

3. Untuk menentukan site inspector, Construction Head dapat klik “Manage Inspector” pada salah satu Department

4. Form Inspector Department Form akan muncul seperti gambar berikut

5. Untuk menambah inspecotr baru, Construction Head dapat klik “Select New Inspector”

Berikut merupakan langkah-langkah kontraktor mengisi work schedule :  

Selanjutnya, Construction Head harus memilih site inspector.

 

Apabila Construction Head ingin memulai inspeksi, Construction Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

Setelah Inspection telah di mulai, langkah selanjutnya adalah mengatur permit submission. Permit Submission ini dilakukan saat sebelum dimulainya sebuah pekerjaan oleh kontraktor

Berikut merupakan langkah-langkah pihak kontraktor mengisi dan mengupload file permit.

Apabila Construction Head ingin melihat progress setiap unit, Construction Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

Apabila Construction Head ingin melihat BQ Progress, Construction Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
Apabila Construction Head ingin melihat NCP (Non Confirmed P ), Construction Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

Apabila Construction Head ingin melihat BPP (Bobot Pertahapan Pembangunan), Construction Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

Apabila Construction Head ingin Finish SPK, Construction Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Apakah data BQ dapat di import dari BQ Tender yang sebelum-sebelumnya ?
Answer :
Data BQ dapat di import dari BQ Tender sebelumnya dengan cara klik button “Import BQ from Tender” lalu pilih tender yang data BQ nya ingin digunakan dan klik button “Copy BQ Group”.
Sistem akan otomatis import data BQ (BQ Item, Volume, Spesification, Price/unit) dari tender yang di pilih .

2. Bagaimana cara menambahkan BQ baru diluar dari BQ Standard ?
Answer :
Klik button “+Add New BQ”, isi nama BQ dan isi data BQ Item details nya, lalu klik button “Add New BQ Parent”

July 5, 2023 by User Manual 0

User Manual : Tender System – Tender Start – Permintaan Tender Pekerjaan | Dept. QS

User Manual : Tender System - Tender Start - Permintaan Tender Pekerjaan | Dept. QS

Tender System v.1.8
Released Date : 16 June 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

Apabila tender sudah di approve oleh GM dan statusnya sudah berubah menjadi “Tender Request Approved by GM, Tender Started” maka QS dapat memulai tender dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pilih Company

2. Klik button “View Details” pada tender dari active Tender List yang memiliki status “Tender Request Approved by GM, Tender Started”

3. Pilih tab Anwijizing Schedule

Notes :

– Tab Anwijizing Schedule hanya akan muncul bila tender request sudah di approved oleh GM

4. Pada tab Anwijzing Schedule, QS dapat mengconfigure Anwijizing Settings untuk mengatur schedule dan lokasi anwijizing.

Notes :

– Commitment fee akan mucul secara otomatis oleh sistem. Apabila commitment fee tidak muncul, kontak QS Group untuk bantuan

5. Klik button “Set Default Anwijizing Settings” dan status tender request akan berubah menjadi “Tender Scheduled”

6. Apabila QS ingin melihat detail atau update anwijizing schedule ke salah satu vendor saja, QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

6.1. Klik Anwijizing Details pada salah satu vendor

6.2. Update schedule Anwijzing

6.3. Klik button “Update Schedule”

6.4. Klik button “Submit”

Setelah status tender request sudah berubah menjadi “Tender Scheduled”, QS dapat mengirim invitasi anwijizing kepada vendor-vendor.

1. Apabila QS ingin mengirim invitation, QS dapat klik button “Send Invitation” pada salah satu vendor atau klik button “Send Invitation to All” untuk mengirim invitation kepada setiap vendor

2. Status Invitation pada vendor list akan berubah menjadi “Sent”

3. Apabila QS ingin download invitaition, QS dapat klik button “Download Invitation” pada salah satu vendor atau klik button “Download All Invitation” untuk mendownload semua invitation yang terkirim kepada setiap vendor

4. Apabila QS ingin mengupload commiment fee, QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

4.1. Klik button “Upload Commitment Fee” pada salah satu vendor 

4.2. Upload bukti commitment fee dalam bentuk .pdf

4.3. Klik button “Submit”

5. Status Payment pada vendor list akan berubah menjadi “Paid”

6. Apabila QS ingin mendownload bukti commitment fee yang sudah diupload sebelumnya, QS dapat klik button “Download Commitment Fee” pada salah satu vendor

7. Apabila Anwijizing sudah selesai, QS dapat menfinalize Anwijizing dengan cara mengupload “Minutes of Meeting” sebagai syarat penutupan anwijizing dan status tender request akan berubah menjadi “Tender Anwijizing”

Notes :

– QS dapat mendownload Minutes Of Meeting yang sudah di upload dengan cara mengklik button “Download Minutes of Meeting” 

Selanjutnya adalah langkah klarifikasi. Dalam langkah ini vendor akan mengajukan bidding/penawaran tender.

1. Klik tab “Clarification Schedule”

2. Kemudian, apabila vendor ingin mengajukan proposal price agreement, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1. Klik button “Price Agreement Log” pada salah satu vendor

2.2. Klik button “Generate Price Agreement Token”

2.3. Klik “Confirm, & Copy URL to Clipboard” dan QS dapat membagi link ke vendor

2.4. Apabila Vendor sudah mengirim price agreement, maka submission akan tercatat dalam Price Agreement Log

3. Apabila QS ingin menghapus price agreement yang tercatat di Price Agreement Log, maka QS dapat klik icon “Delete” pada salah satu price agreement record dan klik “Confirm”

4. Apabila vendor ingin mengajukan bid price, maka QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

4.1. Klik button “Bid Log” pada salah satu vendor

4.2. Klik button “Generate Bid Token”

4.3. Klik “Confirm, & Copy URL to Clipboard” dan QS dapat mengirim link ke vendor

4.4. Apabila Vendor sudah mengirim bid price, maka bid vendor akan tercatat dalam Bid Log dan status tender request akan berubah menjadi “Tender Clarification”

5. Apabila QS ingin menghapus bid price yang tercatat di Bid Log, maka QS dapat klik icon “Delete” pada salah satu bid record

6. Klik button “Confirm”

7. Apabila QS ingin mendownload bid yang telah diajukan vendor, QS dapat klik button “Download Bid” pada salah satu bid record

8. Apabila vendor mengirim bid lebih dari 1 kali, maka QS harus memilih bid yang akan diajukan oleh vendor dengan cara klik button “Set Default” pada salah satu bid record

Apabila vendor sudah menerima token untuk mengajukan price agreement dan bid price, vendor dapat mengisi form dengan cara mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Apabila vendor ingin mengajukan proposal price agreement, vendor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1.1 Copy dan paste token di web browser

1.2. Pada form Tender Bid Submission, vendor dapat melihat tender detail

1.3. Pada form Tender Bid Submission, vendor juga bisa mendownload file attachments

1.4. Setelah vendor yakin dengan tender detail, vendor dapat mengisi jumlah price agreement

1.5. Kemudian klik button “Submit Proposal Bid”

2. Apabila vendor ingin mengajukan bid price, vendor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1 Copy dan paste token di web browser

2.2. Pada form Tender Bid Submission, vendor dapat melihat tender detail

2.3. Pada form Tender Bid Submission, vendor juga bisa mendownload file attachments

2.3. Apabila vendor ingin submit bid price, vendor dapat download bidding form terlebih dahulu dengan mengklik button “Download Bidding Form”

2.4. Setelah vendor mengisi bidding form dengan lengkap, vendor dapat mengupload bidding form yang telah terisi

2.4. Kemudian klik button “Submit Proposal Bid”

Notes :

– Vendor dapat mengajukan bid price berulang kali selama vendor diberikan token untuk mengajukan bid price

Apabila QS ingin mengeluarkan Berita Acara penawaran, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik button “Print BA Penawaran”

2. Pilih participant

3. Klik button “Choose Participant”

4. Klik button “Generate B.A. Penawaran”

5. Apabila QS ingin menghapus participant, QS dapat klik button “Remove” pada salah satu participant dalam list

6. Apabila QS ingin export Participant, QS dapat klik button “Export Participant”

Apabila semua vendor sudah melakukan bid, QS dapat lanjut membuat price comparison dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik button “Compare Price” 

2. (Optional) Ketik nama price comparison

3. Apabila QS ingin download bid, QS dapat klik button “Download Bid” pada salah satu bid pada list

4. Centang bid vendor yang akan dibandingkan

5. Klik “Generate Price Compare”

6. Klik Confirm

7. Apabila price compare sudah dibuat, status tender request akan berubah menjadi “Tender Negotiation”

Notes :

– Selama terjadinya tender bidding/penawaran, QS dapat menegosiasi harga dengan tender dan vendor akan diberi beberapa kesempatan untuk mengajukan bidding/penawaran mereka

Langkah selanjutnya setelah price comparison telah dibuat, QS dapat menbandingkan bidding para vendor dengan cara mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik Tab “Price Compare”

2. Pilih price comparison yang sudah di buat

3. Klik button “Load Price Comparison”

4. Setelah itu akan muncul hasil perbandingan harga seperti gambar berikut

Notes :

  • Setelah hasil perbandingan harga muncul, QS dapat melihat detail perbandingan, lowest recap, mendownload price compare, dan mendownload price recap

5. Apabila QS ingin mengajukan rekomendasi pemenang tender, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

5.1. Isi form QS recommendation dan menominasi pemenang tender

5.2. Klik Button “Nominate Winner”

6. Setelah QS mengajukan recommendation, QS dapat membuka tab “Recommendation Log” untuk mendownload excel nominasi pemenang tender

7. Excel nominasi pemenang harus di print dan kemudian disetujui dan ditanda tangan basah di atas kertas oleh QS Project Head, QS Holding Head, Project Manager, dan GM

8. Apabila pemenang tender yang direkomendasi QS tidak disetujui, maka QS harus mengulang langkah 4.1.

9. Apabila excel pemenang tender yang direkomendasi QS sudah disetujui dan ditanda tangan oleh pihak berwewenang, QS dapat lanjut dan menfinalisasi pemenang tender dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

9.1. Isi Form Tender Finalization

9.2. Upload Dokument pemenang tender (Excel pemenang tender yang sudah disetujui dan ditanda tangan oleh pihak berwewenang)

9.3. Klik button “Finalize Tender Winner”

10. Setelah tender winner di finalize, QS hanya butuh menunggu approval dari pihak berwewenang dan status tender request akan berubah menjadi “Final Tender Winner file uploaded” jika sudah di approve

Notes :

– Ketentuan dalam melakukan pembuatan Price Compare yang dapat dipilih sebagai rekomendasi QS:

  • Bid yang ada pada Price Compare maksimal sebanyak 3 (tiga) Bid.
  • Dianjurkan untuk memiliki vendor participant yang berbeda pada setiap bid.

– Price Compare dapat di-export dalam bentuk file excel yang dapat ditanda-tangan apabila memenuhi kriteria diatas.

  •  

Apabila pemenang tender request ditentukan, QS dapat lanjut ke tahap selanjutnya, yaitu tender confirmation dimana QS akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) kepada tender winner. Untuk membuat SPK, QS dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik tab “Tender Confirmation”

2. Klik button “Create SPK”

3. Dalam SPK details, QS harus memilih vendor yang akan di tugaskan, PIC vendor & posisi PIC, tanggal mulai & tanggal akhir SPK, lokasi pengadilan, dan unit yang akan dibangun

5. Setelah itu, Klik button “Create SPK”

Notes:

– Sebelum dibuatnya Surat Perintah Kerja, pihak QS harus mengkonfirmasi kembali ketersediaan pihak vendor dalam melaksanakan tender.

6. SPK yang terbuat akan tersimpan sebagai draft dan status tender request akan berubah menjadi “Tender SPK Created”.

7. Apabila status SPK masih “Draft”, maka QS masih bisa mengedit kembali SPK

8. Apabila QS sudah yakin dengan draft SPK, QS dapat mengirim SPK dengan cara klik button “Send Draft”

Notes:

– Apabila SPK ditolak oleh pihak berwewenang, maka status SPK akan kembali menjadi draft dan QS harus mengulang langkah 7 dan 8 hinnga SPK diapprove

Apabila SPK sudah diapprove oleh QS Holding Head, maka opsi print SPK akan muncul dan QS dapat melanjutkan proses SPK dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pastikan Status SPK sudah “Approved”

2. Klik button “Print” 

3. Pilih document template

4. Klik button “Generate Document”

5. SPK yang sudah di print harus ditanda tangan basah oleh kedua belah pihak (vendor dan penyelenggara SPK)

6. Upload SPK yang sudah di print dengan cara klik button “Upload” di SPK yang sudah di approve

7. Upload SPK document

8. Klik button “Upload Document”

9. Status SPK akan berubah menjadi “Final Tender SPK file Uploaded”

10. Apabila QS ingin membatalkan Upload, QS dapat klik button “Cancel” SPK yang terupload

11. Apabila QS ingin mendownload SPK yang sudah di upload, QS dapat klik button “Download” 

12. Apabila QS ingin membuka detail SPK, revision log, dan Print Log. QS dapat klik button “Details” 

1. Apakah data BQ dapat di import dari BQ Tender yang sebelum-sebelumnya ?
Answer :
Data BQ dapat di import dari BQ Tender sebelumnya dengan cara klik button “Import BQ from Tender” lalu pilih tender yang data BQ nya ingin digunakan dan klik button “Copy BQ Group”.
Sistem akan otomatis import data BQ (BQ Item, Volume, Spesification, Price/unit) dari tender yang di pilih .

2. Bagaimana cara menambahkan BQ baru diluar dari BQ Standard ?
Answer :
Klik button “+Add New BQ”, isi nama BQ dan isi data BQ Item details nya, lalu klik button “Add New BQ Parent”

June 16, 2023 by User Manual 0

User Manual : Contact Book | Editor

User Manual : Contact Book | Editor

Tender System v.1.8
Released Date : 26 May 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

  • Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
    1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
    2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

  • Setelah login akan tampil halaman seperti ini 

  • Lalu pilih menu “Contact Book”

1. Setelah masuk ke dalam aplikasi “Contact Book” akan tampil halaman seperti ini.

2. Lalu klik menu “Master Relationship Type” untuk mengatur relationship type

3. Apabila Editor ingin membuat tipe relasi baru, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik button “Create New Relationship Type”

3.2. Setelah halaman create new relationship type berhasil dibuka, Editor dapat mengisi data seperti Relationship Type Name dan Group type.

3.3. Kemudian klik tombol “Submit”

4. Apabila Editor ingin menonaktifkan sebuah relationship type, maka Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

4.1. Klik icon “Deactivate”

4.2. Apabila Editor ingin mengaktifasikan sebuah relationship type, maka Editor dapat klik icon “Activate”

1. Untuk masuk ke dalam halaman contact group, Editor dapat klik menu “Manage Contact Group”

2. Apabila Editor ingin menambah contact group baru, Editor dapat klik button “Create New Contact Group”

3. Setelah halaman create new contact grup berhasil dibuka, Editor dapat mengisi data seperti Nama dan Description

4. Kemudian klik button “Submit”

1. Apabila Editor ingin mengakses contact group details, Editor dapat klik icon “Details” pada salah satu contact group pada list

2. Setelah berhasil membuka contact group details akan tampil halaman seperti berikut

  • Pada Halaman Contact group details, Editor dapat mengakses Contact List, Relationship, Event, Gift, History, dan Access

3. Apabila Editor ingin membuka history perubahan yang terjadi pada Contact Group Details, Editor dapat klik tab “History”

Apabila Editor ingin menambah/menghapus contact, Editor dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Klik tab “Contact List” 

2. Setelah itu, apabila Editor ingin menambah kontak, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1. Klik button “Create New Contact” untuk membuka halaman create contact

2.2. Pada halaman ini, Editor dapat mengisi form create contact

2.3. Setelah form diisi, Editor dapat klik button “Create New Contact Information”

3. Apabila Editor ingin menghapus contact, Editor dapat klik icon “Delete” pada salah satu contact

1. Apabila Editor ingin membuka contact information details, Editor dapat klik icon “Details” pada salah satu contact untuk membuka halaman contact information details

2. Editor akan langsung di bawa ke tab General Information dimana editor dapat melihat overview contact information dan mengedit data dalam contact information

3. Apabila Editor ingin mengedit contact information, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik icon “Edit” 

3.2. Setelah Editor selesai mengedit contact information, Editor dapat klik button “Update Contact Information” untuk menyimpan perubahan

4. Pada tab “Contact”, Editor dapat menambahkan email, nomor telepon, dan alamat baru dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:.

4.1. Apabila Editor ingin menambahkan email, Editor dapat klik button “Create New Email”

4.2. Apabila Editor ingin menambahkan nomor telepon, Editor dapat klik button “Create New Phone Number”

4.3. Apabila Editor ingin menambahkan alamat, Editor dapat klik button “Create New Address”

Pada langkah ini, Editor dapat menambah/menghapus Family/Good/Bad relationship yang ada dengan melakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik tab “Relationship” 

2. Apabila Editor ingin menambah hubungan keluarga, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1. Klik tab “Family Relationship”

2.2. Setelah masuk ke tab “Family Relationship”, Editor dapat klik button “Create Family Relationship”

2.3. Setelah selesai mengisi form, Editor dapat klik button “Create New Family Relationship”

2.4. Apabila Editor ingin menghapus hubungan, Editor dapat klik icon “Remove” pada salah satu hubungan

3. Apabila Editor ingin menbambah hubungan baik, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik tab “Good Relationship”

3.2. Klik button “Create Good Relationship”

3.3. Setelah selesai mengisi form, Editor dapat klik button “Create New Good Relationship”

3.4 Apabila Editor ingin menghapus contact, Editor dapat klik icon “Remove” pada salah satu contact

4. Apabila Editor ingin menbambah hubungan baik, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

4.1. Klik tab “Bad Relationship”

4.2. Klik button “Create Bad Relatinship”

4.3. Setelah selesai mengisi form, Editor dapat klik button “Create New Bad Relationship”

4.4 Apabila Editor ingin menghapus contact, Editor dapat klik icon “Remove” pada salah satu contact

Selanjutnya, Editor dapat add/edit/delete events dengan melakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik tab “Events”

2. Setelah itu, apabila Editor ingin menambah events, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1. Klik button “Create New Event” untuk membuka halaman create new event

2.2. Pada halaman ini, Editor dapat mengisi form create new event

2.3. Klik button “Create New Event”

3. Apabila Editor ingin menghapus event, Editor dapat klik icon “Remove” pada salah satu event

4. Apabila Editor ingin mengupdate event, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

4.1. Klik icon “Detail” pada salah satu event

4.2. Setelah halaman event detail terbuka, Editor dapat klik icon update untuk mengupdate event

4.3. klik button “Update Event Information” untuk menyimpan perubahan

Pada halaman event details, Editor juga dapat mengatur attendee event tersebut dengan cara mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Klik icon “Detail” pada salah satu event

2. Setelah itu, klik tab “Attendee”

3. Apabila Editor ingin menambah attendee pada event, Editor dapat klik button “Add New Attendee”

4. Apabila Editor ingin import data attendee pada event, Editor dapat klik button “Import Attendee”

5. Apabila Editor ingin mengupdate data attendee, Editor dapat klik icon “Update” pada salah satu attendee

6. Apabila attendee menerima invitasi event, Editor dapat klik icon “Accept Invitation” untuk konfirmasi invitation

7. Apabila attendee menolak invitasi, Editor dapat klik icon “Reject Invitation” untuk menolak invitation

8. Apabila Editor ingin menghapus attendee, Editor dapat klik icon “Remove Attendee” untuk menghapus data dari list attendee

Selanjutnya, Editor dapat add/edit/delete gifts dengan melakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik tab “Gifts”

2. Setelah itu, apabila Editor ingin menambah gifts, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1. Klik button “Create New Gift” untuk membuka halaman create new gift

2.2. Pada halaman ini, Editor dapat mengisi form create new gift

2.3. Klik button “Create New Gift”

3. Apabila Editor ingin menghapus gift, Editor dapat klik icon “remove” pada salah satu gift

4. Apabila Editor ingin mengupdate gift, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

4.1. Klik icon “Detail” pada salah satu gift

4.2. Setelah halaman gift detail terbuka, Editor dapat klik icon update untuk mengupdate gift

4.3. Klik button “Update Event Information” untuk menyimpan perubahan

Pada halaman event details, Editor juga dapat mengatur gift recipient dengan cara mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Klik icon “Detail” pada salah satu event

2. Setelah itu, klik tab “Recipient”

3. Apabila Editor ingin menambah gift recipient, Editor dapat klik button “Add Gift Receiver”

4. Apabila Editor ingin import data recipient, Editor dapat klik button “Import Recipient from Event”

5. Apabila Editor ingin update data recipient, Editor dapat klik icon “Update” pada salah satu recipient

6. Apabila recipient menerima gift, Editor dapat klik icon “Accepted” untuk konfirmasi penerimaan gift

7. Apabila recipient menolak gift, Editor dapat klik icon “Returned”

8. Apabila Editor ingin menghapus gift recipient, Editor dapat klik icon “Remove Recipient” untuk menghapus data dari list recipient

Selanjutnya, Editor dapat mengatur access contact group detail dengan melakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik tab “Access”

2. Setelah itu, apabila Editor ingin menambah user baru, Editor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.1. Klik button “Add New User”

2.2. Pada halaman ini, Editor dapat mengisi form add new user

2.3. Klik button “Add New User”

3. Apabila Editor ingin remove access, Editor dapat klik icon “Remove” pada salah satu user

4. Apabila Editor ingin mengupdate data user, Editor dapat klik icon “Edit” pada salah satu user

1. Apakah 
Answer :

2. Bagaimana 
Answer :

May 26, 2023 by User Manual 0

User Manual : Sales Monitoring | Marketing Director

User Manual : Sales Monitoring | Marketing Director

Tender System v.1.8
Released Date : 24 May 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

  • Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

  • Lalu pilih menu “Sales Monitoring”

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Manager”

3. Apabila Marketing Director ingin menambah manager, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik button “Add New Manager”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Director harus mengisi Group, Project, Email, dan Member ID. Member ID dapat ditemukan menggunakan third party application “Ereg”

3.3. Setelah Member ID dimasukan, Marketing Director dapat klik button “Search” untuk mengambil data nama dan nomor telepon.

3.4. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Director ingin mengedit data manager, Marketing Director dapat klik icon “Edit” pada salah satu manager dalam list

5. Apabila Marketing Director ingin menonaktifkan manager, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

5.1. Klik icon “Deactivate” pada salah satu manager dalam list

5.2. Setelah form terbuka, Marketing Director wajib memberikan alasan menonaktifasi manager tersebut

5.3. Apabila Marketing Director ingin memindahkan semua SPV di bawah manager tersebut ke manager lain, Marketing Head dapat mencentang ceklist “Move SPV to new Manager”

5.4. Kemudian pilih Manager 

5.5. Klik button “Submit”

6. Apabila Marketing Director ingin mengaktifkan manager, Marketing Director dapat klik icon “Activate” pada salah satu manager dalam list

Notes :

– Apabila Member ID dari manager tidak ditemukan, maka manager perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Citralink (https://citra-link.com/cl-register.php)

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Supervisor”

3. Apabila Marketing Director ingin menambah supervisor, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1.  Klik button “Add New Supervisor”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Director harus mengisi Group, Project, Select Manager, Team, Email, dan Member ID. Member ID dapat ditemukan menggunakan third party application “Ereg”

3.3. Setelah Member ID dimasukan, Marketing Director dapat klik button “Search” untuk mengambil data nama dan nomor telepon.

3.4. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Director ingin mengedit data supervisor, Marketing Director dapat klik icon “Edit” pada salah satu supervisor dalam list

5. Apabila Marketing Director ingin menonaktifkan supervisor, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

5.1. Klik icon “Deactivate” pada salah satu supervisor dalam list

5.2. Setelah form terbuka, Marketing Director wajib memberikan alasan menonaktifasi supervisor tersebut

5.3. Apabila Marketing Director ingin memindahkan semua sales di bawah supervisor tersebut ke supervisor lain, Marketing Director dapat mencentang ceklist “Move sales to new supervisor”

5.4. Kemudian pilih supervisor

5.5. Klik button “Submit”

6. Apabila Marketing Director ingin mengaktifkan supervisor, Marketing Director dapat klik icon “Activate” pada salah satu supervisor dalam list

Notes :

– Apabila Member ID dari supervisor tidak ditemukan, maka supervisor perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Citralink (https://citra-link.com/cl-register.php)

– Apabila supervisor baru tidak memiliki team, maka supervisor tidak wajib di assign ke dalam team

– Khusus untuk project Citra Garden City, akan ada data tambahan yaitu “SalesCandy Id”

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Sales”

3. Apabila Marketing Director ingin menambah sales, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik button “Add New Sales”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Director harus mengisi Group, Project, Select Supervisor, Password, Confirm Password, Email, dan Member ID. Member ID dapat ditemukan menggunakan third party application “Ereg”

3.3. Setelah Member ID dimasukan, Marketing Director dapat klik button “Search” untuk mengambil data nama dan nomor telepon.

3.4. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Director ingin mengedit data sales, Marketing Director dapat klik icon “Edit” pada salah satu sales dalam list

5. Apabila Marketing Director ingin menonaktifkan sales, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

5.1. Klik icon “Deactivate” pada salah satu sales dalam list

5.2. Setelah form terbuka, Marketing Director wajib memberikan alasan menonaktifasi sales tersebut

5.3. Apabila Marketing Director ingin memindahkan semua leads di bawah sales tersebut ke sales lain, Marketing Director dapat mencentang ceklist “Move leads to new sales”

5.4. Kemudian pilih sales

5.5. Klik button “Submit”

6. Apabila Marketing Director ingin mengaktifkan sales, Marketing Director dapat klik icon “Activate” pada salah satu sales dalam list

Notes :

– Apabila Member ID dari sales tidak ditemukan, maka sales perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Citralink (https://citra-link.com/cl-register.php)

– Apabila NFC ID dari sales tidak ada, maka NFC ID dapat dikosongkan

– Khusus untuk project Citra Garden City, akan ada data tambahan yaitu “SalesCandy Id”

1. Klik menu “Master Sales”

2. Apabila Marketing Director ingin melihat QR sales, Marketing Director dapat klik icon “QR”

3.1. Apabila Marketing Director ingin menonaktifkan Round Robin sales, Marketing Director dapat klik status “Active” pada kolom Round Robin di salah satu sales dalam list

3.2. Apabila Marketing Director ingin mengaktifkan kembali Round Robin sales, Marketing Director dapat klik status “Inactive” pada kolom Round Robin di salah satu sales dalam list

4.1. Apabila Marketing Director ingin menonaktifkan QR sales, Marketing Director dapat klik status “Active” pada kolom QR di salah satu sales dalam list

4.2. Apabila Marketing Director ingin mengaktifkan kembali QR sales, Marketing Director dapat klik status “Inactive” pada kolom QR di salah satu sales dalam list

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Team”

3. Apabila Marketing Director ingin menambah Team, Marketing Director dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik button “Add New Team”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Director harus mengisi nama Team.

3.3. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Director ingin edit nama team, Marketing Director dapat klik icon “Edit” pada salah satu team dalam list

5. Apabila Marketing Director ingin menonaktifkan team, Marketing Director dapat klik icon “Deactivate” pada salah satu team dalam list

6. Apabila Marketing Director ingin mengakifkan team, Marketing Director dapat klik icon “Activate” pada salah satu team dalam list

1. 
Answer :

2. 
Answer :

May 24, 2023 by User Manual 0

User Manual : Sales Monitoring | Marketing Supervisor

User Manual : Sales Monitoring | Marketing Supervisor

Tender System v.1.8
Released Date : 23 May 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

Lalu pilih menu “Sales Monitoring”

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Sales”

3. Apabila Marketing Supervisor ingin menambah Sales, Marketing Supervisor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik button “Add New Sales”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Supervisor harus mengisi Group, Project, Select Supervisor, Password, Confirm Password, Email, dan Member ID. Member ID dapat ditemukan menggunakan third party application “Ereg”

3.3. Setelah Member ID dimasukan, Marketing Supervisor dapat klik button “Search” untuk mengambil data nama dan nomor telepon.

3.4. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Supervisor ingin mengedit data sales, Marketing Supervisor dapat klik icon “Edit” pada salah satu sales dalam list

5. Apabila Marketing Supervisor ingin menonaktifkan sales, Marketing Supervisor dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

5.1. Klik icon “Deactivate” pada salah satu sales dalam list

5.2. Setelah form terbuka, Marketing Supervisor wajib memberikan alasan menonaktifasi sales tersebut

5.3. Apabila Marketing Supervisor ingin memindahkan semua leads di bawah sales tersebut ke sales lain, Marketing Supervisor dapat mencentang ceklist “Move leads to new sales”

5.4. Kemudian pilih sales

5.5. Klik submit

6. Apabila Marketing Supervisor ingin mengaktifkan sales, Marketing Supervisor dapat klik icon “Activate” pada salah satu sales dalam list

Notes :

– Apabila Member ID dari sales tidak ditemukan, maka sales perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Citralink (https://citra-link.com/cl-register.php)

– Apabila NFC ID dari sales tidak ada, maka NFC ID dapat dikosongkan

– Marketing Supervisor wajib memberikan alasan deaktifasi sales dan memindahkan semua aktif leads sales tersebut ke sales lain

– Khusus untuk project Citra Garden City, akan ada data tambahan yaitu “SalesCandy Id”

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Sales”

2. Apabila Marketing Supervisor ingin melihat QR sales, Marketing Supervisor dapat klik icon “QR”

3. Apabila Marketing Supervisor ingin menonaktifkan Round Robin sales, Marketing Supervisor dapat klik status “Active” pada kolom Round Robin di salah satu sales dalam list

4. Apabila Marketing Supervisor ingin mengaktifkan Round Robin sales, Marketing Supervisor dapat klik status “Inactive” pada kolom Round Robin di salah satu sales dalam list

5. Apabila Marketing Supervisor ingin menonaktifkan QR sales, Marketing Head dapat klik status “Active” pada kolom QR di salah satu sales dalam list

6. Apabila Marketing Supervisor ingin mengaktifkan QR sales, Marketing Supervisor dapat klik status “Inactive” pada kolom QR di salah satu sales dalam list

1. 
Answer :

2. 
Answer :

May 23, 2023 by User Manual 0

User Manual : Sales Monitoring | Marketing Head

User Manual : Sales Monitoring | Marketing Head

Tender System v.1.8
Released Date : 19 May 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

Lalu pilih menu “Sales Monitoring”

Apabila Marketing Head ingin melakukan sales monitoring, Marketing Head dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik menu “Master Data”

2. Apabila Marketing Head ingin memantau supervisor-supervisor di bawahnya, Marketing Head dapat klik menu “Master Supervisor”

3. Apabila Marketing Head ingin memantau sales-sales dibawahnya, Marketing Head dapat klik menu “Master Sales”

4. Apabila Marketing Head ingin mengelola team-team Marketing

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Supervisor”

3. Apabila Marketing Head ingin menambah supervisor, Marketing Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1.  Klik button “Add New Supervisor”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Head harus mengisi Group, Project, Select Manager, Team, Email, dan Member ID. Member ID dapat ditemukan menggunakan third party application “Ereg”

3.3. Setelah Member ID dimasukan, Marketing Head dapat klik button “Search” untuk mengambil data nama dan nomor telepon.

3.4. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Head ingin mengedit data supervisor, Marketing Head dapat klik icon “Edit” pada salah satu supervisor dalam list

5. Apabila Marketing Head ingin menonaktifkan supervisor, Marketing Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

5.1. Klik icon “Deactivate” pada salah satu supervisor dalam list

5.2. Setelah form terbuka, Marketing Head wajib memberikan alasan menonaktifasi supervisor tersebut

5.3. Apabila Marketing Head ingin memindahkan semua sales di bawah supervisor tersebut ke supervisor lain, Marketing Head dapat mencentang ceklist “Move sales to new supervisor”

5.4. Kemudian pilih supervisor

5.5. Klik submit

6. Apabila Marketing Head ingin mengaktifkan supervisor, Marketing Head dapat klik icon “Activate” pada salah satu supervisor dalam list

Notes :

– Apabila Member ID dari supervisor tidak ditemukan, maka supervisor perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Citralink (https://citra-link.com/cl-register.php)

– Apabila supervisor baru tidak memiliki team, maka supervisor tidak wajib di assign ke dalam team

– Khusus untuk project Citra Garden City, akan ada data tambahan yaitu “SalesCandy Id”

1. Klik menu “Master Data”

2. Setelah dropdown menu master data terbuka, klik menu “Master Sales”

3. Apabila Marketing Head ingin menambah sales, Marketing Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik button “Add New Sales”

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Head harus mengisi Group, Project, Select Supervisor, Password, Confirm Password, Email, dan Member ID. Member ID dapat ditemukan menggunakan third party application “Ereg”

3.3. Setelah Member ID dimasukan, Marketing Head dapat klik button “Search” untuk mengambil data nama dan nomor telepon.

3.4. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Head ingin mengedit data sales, Marketing Head dapat klik icon “Edit” pada salah satu sales dalam list

5. Apabila Marketing Head ingin menonaktifkan sales, Marketing Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

5.1. Klik icon “Deactivate” pada salah satu sales dalam list

5.2. Setelah form terbuka, Marketing Head wajib memberikan alasan menonaktifasi sales tersebut

5.3. Apabila Marketing Head ingin memindahkan semua leads di bawah sales tersebut ke sales lain, Marketing Head dapat mencentang ceklist “Move leads to new sales”

5.4. Kemudian pilih sales

5.5. Klik submit

6. Apabila Marketing Head ingin mengaktifkan sales, Marketing Head dapat klik icon “Activate” pada salah satu sales dalam list

Notes :

– Apabila Member ID dari sales tidak ditemukan, maka sales perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Citralink (https://citra-link.com/cl-register.php)

– Apabila NFC ID dari sales tidak ada, maka NFC ID dapat dikosongkan

– Khusus untuk project Citra Garden City, akan ada data tambahan yaitu “SalesCandy Id”

1. Klik menu “Master Sales”

2. Apabila Marketing Head ingin melihat QR sales, Marketing Head dapat klik icon “QR”

3. Apabila Marketing Head ingin menonaktifkan Round Robin sales, Marketing Head dapat klik status “Active” pada kolom Round Robin di salah satu sales dalam list

4. Apabila Marketing Head ingin mengaktifkan Round Robin sales, Marketing Head dapat klik status “Inactive” pada kolom Round Robin di salah satu sales dalam list

5. Apabila Marketing Head ingin menonaktifkan QR sales, Marketing Head dapat klik status “Active” pada kolom QR di salah satu sales dalam list

6. Apabila Marketing Head ingin mengaktifkan QR sales, Marketing Head dapat klik status “Inactive” pada kolom QR di salah satu sales dalam list

1. Klik menu “Master Team”

2. Apabila Marketing Head ingin menambah Team, Marketing Head dapat klik button “Add New Team”

3. Apabila Marketing Head ingin edit nama team, Marketing Head dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

3.1. Klik icon “Edit” pada salah satu team dalam list

3.2. Setelah Form terbuka, Marketing Head harus mengisi nama Team.

3.3. Setelah itu, klik button “Submit” 

4. Apabila Marketing Head ingin menonaktifkan team, Marketing Head dapat klik icon “Deactivate” pada salah satu team dalam list

5. Apabila Marketing Head ingin mengakifkan team, Marketing Head dapat klik icon “Activate” pada salah satu team dalam list

1. 
Answer :

2. 
Answer :

May 17, 2023 by User Manual 0

User Manual : Budget Planner | Dept. QS

User Manual : Budget Planner | Dept. QS

Tender System v.1.8
Released Date : 15 May 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

Lalu pilih menu “Budget Planner”

Apabila Perusahaan belum memiliki budget plan maka QS dapat generate plan dengan langkah-langkah berikut : 

1. Pilih perusahaan yang dituju

2. Ke tab “Budget Plan”

3. Masukan tahun mulai ( year start ) dan tahun berakhir ( year end ) budget plan perusahaan.

4. Klik button “Generate Plan”

 

Apabila QS ingin menambah data, QS dapat import data ke dalam budget plan dengan cara: 

1. Apabila QS ingin menambahkan Charts of Account (C.O.A), QS harus sync C.O.A terlebih dahulu dengan cara klik button “Sync C.O.A” 

2. Setelah berhasil sync C.O.A, QS dapat klik button “Add C.O.A” untuk menambahkan C.O.A ke dalam budget plan.

3.  Apabila QS ingin import data maka QS Klik button “Import Data”

4. Drag and Drop file yang ingin di import atau klik area kotak document file kemudian pilih file yang ingin di import

5. Setelah file berhasil di upload, klik button “Import Data”

Note : Untuk import file wajib file .xlsx

Apabila QS ingin download template, import data, dan revert to latest version budget plan, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut : 

1. Apabila QS ingin download template budget plan maka QS dapat klik button “Download Template”

Apabila QS ingin mengubah atau membuat versi baru dari budget plan maka QS dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1. Ke tab “Versions”

2. Apabila QS ingin membuat version budget plan yang baru, QS dapat klik button “Make New Version”

3. Apabila QS ingin melihat detail budget plan, QS dapat klik button “Details” pada salah satu budget plan

Apabila QS ingin mengembalikan budget plan ke versi terbaru yang terakhir tersimpan, QS dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

1.  Ke tab “Budget Plan”

2. Setelah di tab Budget Plan QS dapat klik button “Revert to Latest Version” untuk mengembalikan semua perubahan setelah versi disimpan.

Apabila QS ingin upload / download / remove document dalam budget plan, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1. Ke tab “Documents”

2. Apabila QS ingin menambah file, QS dapat klik button “Upload Document”

3. Apabila QS ingin refresh list, QS dapat klik button “Refresh List”

4. Apabila QS ingin remove file, QS dapat klik button “Remove File” pada salah satu file

5. Apabila QS ingin download file, QS dapat klik button “Download File” pada salah satu file

1. 
Answer :

2. 
Answer :

May 15, 2023 by User Manual 0

User Manual : Vendor List | Dept. QS

User Manual : Vendor List | Dept. QS

Tender System v.1.8
Released Date : 12 May 2023
Designed By : Hansen Willy

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

Lalu pilih menu “Vendor List”

Apabila QS ingin add / view data / delete vendor list, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1.  Apabila data vendor belum ada bisa ditambahkan dengan cara klik button “Add Vendor”

2. Apabila ingin menghapus vendor yang sudah ada dapat mencentang kotak salah satu vendor kemudian klik button “Delete Selected”

3. Apabila ingin melihat vendor detail information yang sudah ada dapat klik button “Info” pada salah satu vendor

Notes : 

  • Sebelum klik button “Delete Selected” , vendor yang ingin dihapus wajib di centang terlebih dahulu.

Apabila QS ingin edit/remove vendor dari vendorlist, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut : 

1. Klik button “Info” pada vendor list

2. Apabila QS ingin remove vendor dari vendor list maka QS dapat klik button “Remove”

3. Apabila QS ingin edit data vendor maka QS dapat klik button “Edit”

4. Setelah masuk ke halaman “Manage Vendor”, QS dapat mengubah data vendor seperti company, location, banking, contact person, catalog, product/services, dan history transaction

Apabila QS ingin edit/ add/remove vendor company information, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut : 

1. Klik button “Info” pada vendor list

2. Klik button “Edit”

3. Setelah masuk ke halaman “Manage Vendor”, klik Tab “Company”

4. Pada Halaman ini, QS dapat mengubah informasi mengenai perusahaan vendor.

5. Apabila QS ingin menyimpan perubahan informasi perusaahan vendor, QS dapat klik button “Update Company Information” yang terletak di akhir halaman

Apabila QS ingin edit/ add/remove vendor company information, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut : 

1. Klik button “Info” pada vendor list

2. Klik button “Edit”

3. Setelah masuk ke halaman “Manage Vendor”, klik Tab “Catalog”

4. Apabila QS ingin menambah catalog, QS dapat klik button “Add New Catalog”.

5. Apabila QS ingin download file catalog, QS dapat klik button “Download File”

6. Apabila QS ingin edit catalog, QS dapat klik button “Edit”

7. Apabila QS ingin delete catalog, QS dapat klik button “Remove” pada salah satu catalog atau klik “Delete Selected”

Notes :

  • Sebelum melakukan “Delete Selected”, QS waib mencentang catalog yang ingin dihapus terlebih dahulu

Apabila QS ingin edit/ add/remove vendor company information, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut : 

1. Klik button “Info” pada vendor list

2. Klik button “Edit”

3. Setelah masuk ke halaman “Manage Vendor”, klik Tab “Product/Services”

4. Apabila QS ingin menambah catalog, QS dapat klik button “Add New Product”.

5. Apabila QS ingin download catalog product, QS dapat klik button “Download Catalog”

6. Apabila QS ingin edit product, QS dapat klik button “Edit”

7. Apabila QS ingin delete sebuah product, QS dapat klik button “Remove” pada salah satu product atau klik “Delete Selected”

Notes :

  • Sebelum melakukan “Delete Selected” product, QS wajib mencentang product yang ingin dihapus terlebih dahulu
  • Penambahan product hanya dapat dibuat jika terdapat catalog yang aktif

Apabila QS ingin whitelist / blacklist vendor list, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1. Apabila ingin blacklist vendor yang sudah ada dapat klik button “Blacklist” pada salah satu vendor

2. Apabila ingin whitelist vendor yang sudah di blacklist dapat klik button “Whitelist” pada salah satu vendor

Apabila QS ingin export data vendor list dalam bentuk Excel/CSV, QS dapat dmelakukan langkah-langkah berikut : 

1. Apabila QS ingin export data vendor list dalam bentuk Excel dapat klik button “Excel”

2. Apabila QS ingin export data vendor list dalam bentuk Excel dapat klik button “CSV”

1. Apakah product vendor dapat dibuat sebelum membuat catalog product ?
Answer :
Tidak, tanpa catalog product tidak dapat disimpan ke dalam sistem

April 26, 2023 by User Manual 0

User Manual : Tender System – Tender In Review | Dept. QS

User Manual : Tender System - Tender In Review | Dept. QS

Tender System v.1.8
Released Date : 2 May 2023
Designed By : Jeremy Enrico

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

Lalu pilih menu “Tender System”

Apabila tender request masih dalam status “In Review by  QS” maka QS perlu melengkapi data yang di perlukan agar tender dapat di mulai, yaitu :
– Memilih BQ Item yang diperlukan serta melengkapi volume, price per unit & spesification dari setiap BQ Item.
– Memilih tipe termyn pembayaran untuk tender
– Add / edit vendor yang akan mengikuti tender (bila di perlukan)
– Add / edit document tambahan untuk tender (bila di perlukan)
– Send Tender Request dengan cara melakukan klik pada button “Send Request”
– Setelah button “Send Request” di klik maka tender request akan membutuhkan approval dari QS Project Head, QS Holding Head, Pimpro & GM agar tender dapat di nyatakan di mulai.

Berikut langkah-langkah memilih dan melengkapi data BQ Item :
1. Ke tab “Bill of Quantity”
2. Apabila BQ belum ada, maka yang perlu dilakukan adalah Import BQ Group (BQ Standard dari QS Group) atau Import BQ from BQ Tender (BQ yang telah digunakan di tender lain)
3. Jika sudah melakukan Import BQ Group atau Import BQ from BQ Tender, maka yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah memilih BQ Item yang digunakan, apabila BQ item tidak digunakan maka dapat di delete dengan cara :
– Klik button “Edit” pada salah satu BQ
– Ke tab “BQ Details”
– Klik button “Remove” pada salah satu BQ Item

– Setelah sudah memilih BQ item, QS dapat input data untuk volume, price/unit & spesification untuk BQ Item terlebih dahulu dengan cara klik button “Edit” pada salah satu BQ Item :

– Setelah memilih dan melengkapi data BQ Item, klik button “Update BQ”

– Lakukan langkah – langkah ini untuk memilih dan melengkapi data BQ Item pada BQ lain

– Selain itu QS dapat memilih & melengkapi data BQ Item menggunakan template excel yang di generate dari system,  lihat panduan pada point “8. Memilih & melengkapi data BQ Item dengan excel”

Langkah – langkah memilih tipe termin pembayaran untuk tender request : 
1. Ke Tab ” Termin”
2. Klik button “Import New Term”
3. Pilih tipe termin yang diinginkan

4. Setelah termin di upload, secara default system sudah mengisi otomatis untuk data term timeline tetapi QS dapat mengganti data term timeline dengan cara :
– Klik button “Edit” pada salah satu termin
– Lalu pilih bulan yang budget nya akan di alokasikan untuk termin yang di pilih

Notes :
– Apabila tipe termin yang diinginkan belum ada, dapat di ajukan ke QS Group untuk di daftarkan ke Tender System.
– Term timeline akan terisi otomatis oleh system dengan rumus : durasi pengerjaan / total termyn.

Apabila QS ingin add / view data / delete vendor participant, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut :
1. Ke Tab “Vendor Participant”
2. Apabila data vendor belum ada bisa ditambahkan dengan cara klik button “Add New Participant”

3. Apabila ingin view data vendor yang sudah ada dapat klik button “Details” pada salah satu vendor

4. Apabila ingin delete data vendor yang sudah ada dapat klik button “Delete” pada salah satu vendor

Apabila QS ingin add / view data / delete documents, QS dapat melakukan langkah-langkah berikut :
1. Ke Tab “Documents”
2. Apabila data document belum ada bisa ditambahkan dengan cara klik button “Add Attachments”

3. Apabila ingin view data document yang sudah ada dapat klik button “View File” pada salah satu document

4. Apabila ingin delete data document yang sudah ada dapat klik button “Remove” pada salah satu document

QS dapat memilih dan melengkapi data BQ Item dengan cara menggunakan template excel yang di generate dari system, dengan cara :
1. Klik button “Export as Excel”

2. Isi field “Use BQ?” dengan “y” apabila BQ Item ingin digunakan, kosongkan field “Use BQ?” apabila BQ Item tidak digunakan dan akan di hapus ketika di upload.
3. Isi field BQ Spesification, volume dan price / unit  
4. Save file excel
5. Kembali ke Tender System dan klik button “Import Value by Excel”

6. Upload file yang telah di lengkapi data – data nya

7. Klik button “Import BQ Value”

1. Apakah data BQ dapat di import dari BQ Tender yang sebelum-sebelumnya ?
Answer :
Data BQ dapat di import dari BQ Tender sebelumnya dengan cara klik button “Import BQ from Tender” lalu pilih tender yang data BQ nya ingin digunakan dan klik button “Copy BQ Group”.
Sistem akan otomatis import data BQ (BQ Item, Volume, Spesification, Price/unit) dari tender yang di pilih .

2. Bagaimana cara menambahkan BQ baru diluar dari BQ Standard ?
Answer :
Klik button “+Add New BQ”, isi nama BQ dan isi data BQ Item details nya, lalu klik button “Add New BQ Parent”

April 26, 2023 by User Manual 0

User Manual : Tender System – Tender Request – Permintaan Tender Pekerjaan | Dept. Construction

User Manual : Tender System - Tender Request - Permintaan Tender Pekerjaan | Dept. Construction

Tender System v.1.8
Released Date : 4 April 2023
Designed By : Jeremy Enrico

CITRA GARDEN GROUP

Langkah – langkah Login ke website Ciputra ONE :
1. Buka URL https://cloud.ciputra.one
2. Login menggunakan email Ciputra dan password (tanggal lahir dengan format “yyyy-mm-dd”)

Note : Untuk format password gunakan “-“

Setelah login akan tampil halaman seperti ini :

Lalu pilih menu “Tender System“

Langkah-langkah pembuatan tender request : 
1. Pilih PT yang ingin dibuatkan tender request


2. Klik button “Create Request”

3. Akan tampil tender request form untuk di isi

Data – data yang wajib di isi adalah :

– Request Type (Permintaan Tender Pekerjaan)

– C.O.A 
– Price / Unit
– Volume
– Unit Measurement
– Work Start
– Work End
– Description / Special Request
– Location
– Work Location File
– Cluster, Block, Unit
– Bill of Quantity (BQ)
– Vendor Participant
– Gambar Kerja
– Internal memo bila penunjukan langsung

4. Klik Save as Draft / Send Request

Apabila sudah selesai melakukan input data – data yang di perlukan pada tender request form dapat melakukan klik pada button “Save as Draft” / “Send Request”, perbedaan antara 2 button tersebut adalah :
– Button “Save as Draft” digunakan ketika data – data tender request belum lengkap. Sehingga dapat di simpan terlebih dahulu sebagai draft.
– Button “Send Request” digunakan ketika data – data sudah lengkap. Ketika sudah di send request maka Construction Head & Pimpro akan mendapatkan approval untuk tender request yang di ajukan.

Notes :
– Apabila tender request di reject oleh Construction Head / Pimpro maka tender request akan kembali ke Construction Officer untuk di revisi.
– Apabila tender request sudah di approve maka tender request akan di terima oleh QS Project untuk di review.

1. Bagaimana jika kode C.O.A belum ada ketika ingin mengajukan tender request ?
Answer :
Cek pada EREMS apakah data C.O.A sudah di buka untuk Project dan PT yang ingin diajukan tender request nya

2. Bagaimana jika data Cluster, Block & Unit belum ada ketika ingin mengajukan tender request ?
Answer :
– Lakukan sync pada setiap field Cluster, Block & Unit dengan cara klik pada button yang di lingkari pada gambar 

– Apabila data Cluster, Block & Unit tetap tidak ada ketika sudah melakukan sync, maka cek pada EREMS apakah data Cluster, Block & Unit sudah di daftarkan.

3. Bagaimana jika BQ Group (BQ yang sudah di standard kan oleh QS Group ) belum ada pada saat ingin mengajukan tender request ?
Answer :
Berikan data BQ ke QS Group agar BQ di standard kan dengan data checklist

4. Apakah tender request dapat menggunakan BQ yang sudah pernah di gunakan di tender lain ?
Answer :
Dapat menggunakan data BQ dari tender lain dengan cara klik button “Import BQ from Tender” lalu pilih tender yang akan digunakan data BQ nya


5. Bagaimana jika data vendor belum ada ketika ingin mengajukan tender request ?
Answer :
Berikan data – data vendor ke QS Group untuk di lakukan pra-kualifikasi dan di daftar ke sistem melalui website Ciputra One

6. Apakah internal memo perlu di lampirkan ?
Answer :
Perlu, apabila tender request untuk penunjukan langsung

7. Apabila data – data tender request belum lengkap apakah tender request dapat di simpan sebagai draft terlebih dahulu ?
Answer :
Dapat di simpan sebagai draft terlebih dahulu dengan cara klik button “Save as Draft”, maka tender request akan di simpan sebagai draft dan dapat di send setelah data tender request sudah lengkap.

April 14, 2023 by User Manual 0